วิธีการจัดเตรียมพิธีลงนามความร่วมมือในบันทีกความจำในข้อตกลงร่วมกัน (MOU)
MOU ย่อมาจาก Memorandum of Understanding ซึ่งแปลว่าบันทึกความจำในข้อตกลงความร่วมมือระหว่างระหว่างบุคคลสองคณะ หรือมากกว่านั้น เอกสารนี้มิได้ผูกพันเหมือนสัญญา (contract) แต่เป็นโครงร่างข้อผูกพันระหว่างคณะทำงานที่จะปฏิบัติงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน เอกสารนี้จึงไม่ได้มีการอภิปรายอย่างกว้างขวางถึงเรื่องการแลกเปลี่ยนเป็นเงิน แต่ MOU จะช่วยให้องค์การที่ไม่เน้นแสวงหากำไรในการกำหนดความเป็นหุ้นส่วนและการบริการที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยน
ข้อเสนอแนะในการจัดทำ MOU
1. จัดให้มีการประชุมซึ่งได้แก่คณะทำงานทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในการประชุมนี้จะพิจารณาถึงหน้าที่ (function),การบริการหรือทรัพยากรที่มีการแบ่งปัน คุณจะต้องอภิปรายแผนที่มีรายละเอียดถึงวิธีการที่องค์การจะดำเนินการร่วมกัน
2. เขียนรายชื่อของคณะทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง และเขียนวัตถุประสงค์หลักของข้อตกลง รายละเอียดจะเป็นผลที่ได้รับโดยเฉพาะในสิ่งที่ได้คาดหวังไว้
3. กำหนดช่วงเวลาที่จะดำเนินการความเป็นหุ้นส่วนจะมีการเริ่มต้นเมื่อใดและจะสิ้นสุดเมื่อใด จงกำหนดให้ชัดเจนและบันทึกวันใน MOU
4. เขียนลงไปว่าองค์การใดที่จะรับผิดชอบเพื่อบริการและทรัพยากรที่แตกต่าง อธิบายรายละเอียดว่า MOU จะมีวาระของการปฏิบัติงานอย่างไร?
5. ให้คณะทำงานทุกคณะทบทวน, เซ็นต์สัญญา,และลงนามอนุมัติในการจัดทำ MOU ได้แก่การติดต่อขอข้อมูลกับทุกคณะทำงานได้เป็นอย่างดี
กระบวนการของการเจรจาต่อรองในการทำ MOU
1. กำหนดบุคคลที่สำคัญ (key people)
2. เขียนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้กว้างไว้
3. ใช้ถ้อยคำภาษาที่กว้างและง่ายแก่การเข้าใจ
4. กำหนดบทบาทของตัวแทนฝ่ายจัดการเป็นกรณี ๆ
5. กำหนดว่าผู้สนองที่สามารถจัดการให้ได้
6. กำหนดความคาดหวังที่ใกล้เคียงความเป็นจริง
7. จงระบุเจาะจงในเรื่องความเข้าใจและการกระทำหน้าที่
8. กำหนดให้มีวันที่ีมีการทบทวน
9. อย่าทำให้การทำ MOU ยุ่งยากเกินความจำเป็น
10.อย่าใช้การทำ MOU เป็นเกมส์แห่งอำนาจ
11.กำหนดนิยาม,หน่วยงานที่บริการ,คำจำกัดความของการบริการ
12. ใช้แนวทางการตลาด ทำให้ผู้ตอบสนองรู้สึกดีเมื่อเข้าไปสู่การสร้างสัมพันธภาพ
13. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของตัวแทนผู้สนองในสภาที่ปรึกษาของท่าน
14. ระบุถึงกรรมวิธีเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขข้อตกลง MOU ให้ชัดเจน
15. ตรวจสอบความต้องการอันได้แก่รัฐ, สหพันธรัฐ,กฎหมายท้องถิ่น เช่นสิทธิพลเมืองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาสหพันธรัฐ
16. จัดการตระเตรียมและกำหนดความสัมพันธ์อย่างถูกต้องในครั้งแรก เพื่อว่าให้ความจำเป็นในการต่อรองใหม่มีน้อยที่สุด
17. จงใคร่ครวญและระแวดระวังเกี่ยวกับคู่ปรปักษ์ของหน่วยงานหรือก่อให้เกิดความผิดพลาดซึ่งอาจจะกระทบต่อการติดตามงานของ MOU ถ้าเป็นไปได้จงช่วยกันแก้ปัญหาเหล่านี้
สรุปการจัดทำ MOU จะง่ายหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับกิจกรรมนั้น ๆ ว่าเป็นโครงการใหญ่,ปานกลาง หรือเล็ก ซึ่งจะดำเนินการให้ความร่วมมือหรือบันทึกข้อตกลงนั้นว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำหน้าที่, หรือการใช้ทรัพยากรเช่นบุคลากร, วัสดุอุปกรณ์, สถานที่ต่าง ๆว่าจะมีส่วนเกี่ยวข้องกันอย่างไร เพื่อให้การจัดทำ MOU ได้รับประโยชน์ทั้งสองฝ่าย หรือที่ยิ่งกว่านั้นจะเป็นประโยชน์ต่อการทบทวนการดำเนินงาน หรือการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
ข้อเสนอแนะในการจัดทำ MOU
1. จัดให้มีการประชุมซึ่งได้แก่คณะทำงานทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในการประชุมนี้จะพิจารณาถึงหน้าที่ (function),การบริการหรือทรัพยากรที่มีการแบ่งปัน คุณจะต้องอภิปรายแผนที่มีรายละเอียดถึงวิธีการที่องค์การจะดำเนินการร่วมกัน
2. เขียนรายชื่อของคณะทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง และเขียนวัตถุประสงค์หลักของข้อตกลง รายละเอียดจะเป็นผลที่ได้รับโดยเฉพาะในสิ่งที่ได้คาดหวังไว้
3. กำหนดช่วงเวลาที่จะดำเนินการความเป็นหุ้นส่วนจะมีการเริ่มต้นเมื่อใดและจะสิ้นสุดเมื่อใด จงกำหนดให้ชัดเจนและบันทึกวันใน MOU
4. เขียนลงไปว่าองค์การใดที่จะรับผิดชอบเพื่อบริการและทรัพยากรที่แตกต่าง อธิบายรายละเอียดว่า MOU จะมีวาระของการปฏิบัติงานอย่างไร?
5. ให้คณะทำงานทุกคณะทบทวน, เซ็นต์สัญญา,และลงนามอนุมัติในการจัดทำ MOU ได้แก่การติดต่อขอข้อมูลกับทุกคณะทำงานได้เป็นอย่างดี
กระบวนการของการเจรจาต่อรองในการทำ MOU
1. กำหนดบุคคลที่สำคัญ (key people)
2. เขียนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้กว้างไว้
3. ใช้ถ้อยคำภาษาที่กว้างและง่ายแก่การเข้าใจ
4. กำหนดบทบาทของตัวแทนฝ่ายจัดการเป็นกรณี ๆ
5. กำหนดว่าผู้สนองที่สามารถจัดการให้ได้
6. กำหนดความคาดหวังที่ใกล้เคียงความเป็นจริง
7. จงระบุเจาะจงในเรื่องความเข้าใจและการกระทำหน้าที่
8. กำหนดให้มีวันที่ีมีการทบทวน
9. อย่าทำให้การทำ MOU ยุ่งยากเกินความจำเป็น
10.อย่าใช้การทำ MOU เป็นเกมส์แห่งอำนาจ
11.กำหนดนิยาม,หน่วยงานที่บริการ,คำจำกัดความของการบริการ
12. ใช้แนวทางการตลาด ทำให้ผู้ตอบสนองรู้สึกดีเมื่อเข้าไปสู่การสร้างสัมพันธภาพ
13. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของตัวแทนผู้สนองในสภาที่ปรึกษาของท่าน
14. ระบุถึงกรรมวิธีเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขข้อตกลง MOU ให้ชัดเจน
15. ตรวจสอบความต้องการอันได้แก่รัฐ, สหพันธรัฐ,กฎหมายท้องถิ่น เช่นสิทธิพลเมืองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาสหพันธรัฐ
16. จัดการตระเตรียมและกำหนดความสัมพันธ์อย่างถูกต้องในครั้งแรก เพื่อว่าให้ความจำเป็นในการต่อรองใหม่มีน้อยที่สุด
17. จงใคร่ครวญและระแวดระวังเกี่ยวกับคู่ปรปักษ์ของหน่วยงานหรือก่อให้เกิดความผิดพลาดซึ่งอาจจะกระทบต่อการติดตามงานของ MOU ถ้าเป็นไปได้จงช่วยกันแก้ปัญหาเหล่านี้
สรุปการจัดทำ MOU จะง่ายหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับกิจกรรมนั้น ๆ ว่าเป็นโครงการใหญ่,ปานกลาง หรือเล็ก ซึ่งจะดำเนินการให้ความร่วมมือหรือบันทึกข้อตกลงนั้นว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำหน้าที่, หรือการใช้ทรัพยากรเช่นบุคลากร, วัสดุอุปกรณ์, สถานที่ต่าง ๆว่าจะมีส่วนเกี่ยวข้องกันอย่างไร เพื่อให้การจัดทำ MOU ได้รับประโยชน์ทั้งสองฝ่าย หรือที่ยิ่งกว่านั้นจะเป็นประโยชน์ต่อการทบทวนการดำเนินงาน หรือการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น