Monday, October 15, 2012

วิธีการจัดเตรียมพิธีลงนามความร่วมมือในบันทีกความจำในข้อตกลงร่วมกัน (MOU)

MOU ย่อมาจาก Memorandum of Understanding ซึ่งแปลว่าบันทึกความจำในข้อตกลงความร่วมมือระหว่างระหว่างบุคคลสองคณะ หรือมากกว่านั้น   เอกสารนี้มิได้ผูกพันเหมือนสัญญา (contract) แต่เป็นโครงร่างข้อผูกพันระหว่างคณะทำงานที่จะปฏิบัติงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน  เอกสารนี้จึงไม่ได้มีการอภิปรายอย่างกว้างขวางถึงเรื่องการแลกเปลี่ยนเป็นเงิน   แต่ MOU จะช่วยให้องค์การที่ไม่เน้นแสวงหากำไรในการกำหนดความเป็นหุ้นส่วนและการบริการที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยน
         ข้อเสนอแนะในการจัดทำ MOU
         1. จัดให้มีการประชุมซึ่งได้แก่คณะทำงานทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง  ในการประชุมนี้จะพิจารณาถึงหน้าที่ (function),การบริการหรือทรัพยากรที่มีการแบ่งปัน  คุณจะต้องอภิปรายแผนที่มีรายละเอียดถึงวิธีการที่องค์การจะดำเนินการร่วมกัน
         2. เขียนรายชื่อของคณะทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง และเขียนวัตถุประสงค์หลักของข้อตกลง รายละเอียดจะเป็นผลที่ได้รับโดยเฉพาะในสิ่งที่ได้คาดหวังไว้
         3. กำหนดช่วงเวลาที่จะดำเนินการความเป็นหุ้นส่วนจะมีการเริ่มต้นเมื่อใดและจะสิ้นสุดเมื่อใด จงกำหนดให้ชัดเจนและบันทึกวันใน MOU
         4. เขียนลงไปว่าองค์การใดที่จะรับผิดชอบเพื่อบริการและทรัพยากรที่แตกต่าง  อธิบายรายละเอียดว่า MOU จะมีวาระของการปฏิบัติงานอย่างไร?
         5. ให้คณะทำงานทุกคณะทบทวน, เซ็นต์สัญญา,และลงนามอนุมัติในการจัดทำ MOU ได้แก่การติดต่อขอข้อมูลกับทุกคณะทำงานได้เป็นอย่างดี
  
กระบวนการของการเจรจาต่อรองในการทำ MOU
        1. กำหนดบุคคลที่สำคัญ (key people)
        2. เขียนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้กว้างไว้
        3. ใช้ถ้อยคำภาษาที่กว้างและง่ายแก่การเข้าใจ
        4. กำหนดบทบาทของตัวแทนฝ่ายจัดการเป็นกรณี ๆ
        5. กำหนดว่าผู้สนองที่สามารถจัดการให้ได้
        6. กำหนดความคาดหวังที่ใกล้เคียงความเป็นจริง
        7. จงระบุเจาะจงในเรื่องความเข้าใจและการกระทำหน้าที่
        8. กำหนดให้มีวันที่ีมีการทบทวน
        9. อย่าทำให้การทำ MOU ยุ่งยากเกินความจำเป็น
       10.อย่าใช้การทำ MOU เป็นเกมส์แห่งอำนาจ
       11.กำหนดนิยาม,หน่วยงานที่บริการ,คำจำกัดความของการบริการ
       12. ใช้แนวทางการตลาด ทำให้ผู้ตอบสนองรู้สึกดีเมื่อเข้าไปสู่การสร้างสัมพันธภาพ
       13. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของตัวแทนผู้สนองในสภาที่ปรึกษาของท่าน
       14. ระบุถึงกรรมวิธีเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขข้อตกลง MOU ให้ชัดเจน
       15. ตรวจสอบความต้องการอันได้แก่รัฐ, สหพันธรัฐ,กฎหมายท้องถิ่น เช่นสิทธิพลเมืองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาสหพันธรัฐ
       16. จัดการตระเตรียมและกำหนดความสัมพันธ์อย่างถูกต้องในครั้งแรก เพื่อว่าให้ความจำเป็นในการต่อรองใหม่มีน้อยที่สุด
       17. จงใคร่ครวญและระแวดระวังเกี่ยวกับคู่ปรปักษ์ของหน่วยงานหรือก่อให้เกิดความผิดพลาดซึ่งอาจจะกระทบต่อการติดตามงานของ MOU ถ้าเป็นไปได้จงช่วยกันแก้ปัญหาเหล่านี้

        สรุปการจัดทำ MOU จะง่ายหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับกิจกรรมนั้น ๆ ว่าเป็นโครงการใหญ่,ปานกลาง หรือเล็ก ซึ่งจะดำเนินการให้ความร่วมมือหรือบันทึกข้อตกลงนั้นว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำหน้าที่, หรือการใช้ทรัพยากรเช่นบุคลากร, วัสดุอุปกรณ์, สถานที่ต่าง ๆว่าจะมีส่วนเกี่ยวข้องกันอย่างไร เพื่อให้การจัดทำ MOU ได้รับประโยชน์ทั้งสองฝ่าย หรือที่ยิ่งกว่านั้นจะเป็นประโยชน์ต่อการทบทวนการดำเนินงาน หรือการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง 
     

No comments:

Post a Comment